Accord de traitement (DPA)

Objet

Le présent modèle d'accord de traitement des données (DPA) encadre le traitement de données personnelles lorsqu'une organisation cliente déploie UltiSuite pour ses utilisateurs.

UltiSuite est un logiciel auto-hébergeable. Selon le modèle de déploiement, l'organisation cliente peut être responsable de traitement et l'hébergeur ou l'intégrateur peut agir en sous-traitant.

Ce document est un modèle technique à valider juridiquement avant usage contractuel.

Rôles

Responsable de traitement : l'organisation qui détermine les finalités et les moyens du traitement (employeur, établissement, entité cliente).

Sous-traitant : l'entité qui exploite l'infrastructure UltiSuite pour le compte du responsable, lorsque applicable.

UltiSuite en tant que produit logiciel n'est pas destinataire des contenus utilisateurs hébergés sur l'infrastructure du client.

Mesures techniques et organisationnelles

Chiffrement des identifiants mail et secrets sensibles, contrôle d'accès OIDC, journaux d'audit, politiques de rétention configurables, option zero-trust pour le chiffrement de bout en bout des mails.

Les mesures détaillées sont décrites dans la politique de confidentialité et la documentation d'administration.

Le responsable de traitement configure les intégrations externes (IA, OAuth, paiements) et doit informer ses utilisateurs via la page des sous-traitants.

Sous-traitants ultérieurs

La liste des sous-traitants externes activés sur une instance est publiée dynamiquement sur la page dédiée.

Les composants UltiSuite exécutés sur l'infrastructure propre du client ne constituent pas des sous-traitants ultérieurs.

Assistance aux droits des personnes

UltiSuite prévoit des mécanismes d'export, d'effacement et de gestion des consentements pour les traitements concernés.

Le responsable de traitement reste l'interlocuteur principal des personnes concernées, avec l'assistance de son administrateur UltiSuite.

Contact

Contactez l'administrateur de votre organisation pour toute question relative au DPA.

Documents associés

Liste des sous-traitants externes · Politique de confidentialité · Conditions générales

Outils de la suite

Chaque outil dispose de sa propre section accessible par ancre URL, par exemple #ultidocs.

Ultimail

messagerie, composition, pièces jointes, contacts liés et recherche mail.

Ultimail traite les emails, en-têtes, destinataires, brouillons, pièces jointes et préférences nécessaires au service.
Les contenus de messages ne sont pas utilisés pour de la publicité ni vendus à des tiers.
Les données mail sont hébergées sur infrastructure OVH utilisée par UltiSuite.

UltiDrive

stockage, organisation, partage et prévisualisation de fichiers.

UltiDrive traite les fichiers, noms de fichiers, métadonnées, droits de partage et historiques techniques utiles au service.
Les fichiers sont conservés tant que le compte, l'espace ou l'organisation les maintient, sauf obligation légale contraire.
Les accès et opérations sensibles peuvent être journalisés pour sécurité et audit.

UltiDocs

documents collaboratifs, édition riche, commentaires et outils d'aide à la rédaction.

UltiDocs traite le contenu des documents, l'historique technique de collaboration, les sélections, commentaires et préférences d'édition.
Les dictionnaires personnels et paramètres d'édition restent liés au compte ou au navigateur selon le réglage utilisé.
Les traitements d'aide à la rédaction s'exécutent dans l'environnement UltiSuite hébergé chez OVH, sans fournisseur de service tiers.

UltiCal

agenda, invitations, disponibilités et événements partagés.

UltiCal traite titres, lieux, horaires, participants, réponses, notes d'événements et rappels.
Les disponibilités peuvent être visibles selon les réglages du compte ou de l'organisation.
Les données calendrier sont hébergées sur OVH avec le reste de la suite.

UltiMeet

réunions, salons, liens d'invitation et visioconférence.

UltiMeet traite les informations de réunion, participants, paramètres de salon et données techniques de connexion.
Les flux audio/vidéo sont utilisés pour fournir la communication et ne sont pas exploités à des fins publicitaires.
Les journaux techniques peuvent être conservés pour sécurité, diagnostic et qualité de service.

UltiCards

contacts, carnets d'adresses, fiches et découverte de correspondants.

UltiCards traite noms, adresses email, téléphones, organisations, notes et métadonnées de relation.
Les contacts servent aux fonctions d'adressage, recherche, suggestions et gestion du carnet.
Les données de contacts ne sont pas revendues ni utilisées pour ciblage publicitaire.

UltiAI

assistant, complétion, aide à la rédaction et automatisations intelligentes.

UltiAI traite les prompts, contextes fournis et résultats nécessaires à la demande de l'utilisateur.
UltiSuite n'utilise pas de fournisseur de service externe pour UltiAI; l'infrastructure déclarée est OVH.
Les données ne servent pas à entraîner un modèle publicitaire ou tiers.

Administration

console organisation, comptes, politiques, sécurité et paramètres globaux.

La console traite identités, rôles, paramètres d'organisation, politiques de sécurité et journaux d'administration.
Les journaux d'audit servent à protéger les comptes, prouver certaines actions et diagnostiquer incidents.
Les administrateurs peuvent accéder à certaines métadonnées selon leurs droits et réglages d'organisation.

Compte UltiSuite

profil, authentification, préférences, sessions et réglages personnels.

Le compte traite identité, email, préférences, sessions, paramètres de sécurité et journaux de connexion.
Ces données servent à authentifier l'utilisateur, maintenir la sécurité et personnaliser l'expérience.
L'utilisateur peut demander accès, rectification, suppression ou export selon les conditions applicables.