Politique de confidentialité

La présente politique explique comment UltiSuite traite les données personnelles dans le cadre de ses services.

UltiSuite est créée par Eliott Guillaumin. Copyright Eliott Guillaumin. Tous droits réservés.

Selon le contexte, le responsable du traitement peut être Eliott Guillaumin ou l'organisation qui fournit UltiSuite à ses utilisateurs. L'administrateur de votre organisation peut préciser ce point.

UltiSuite peut traiter des données de compte, authentification, préférences, emails, fichiers, documents, événements, réunions, contacts, paramètres d'administration, prompts IA et journaux techniques.

Les données traitées dépendent des outils utilisés, des réglages activés et des contenus fournis volontairement par l'utilisateur ou l'organisation.

UltiSuite ne demande pas plus de données que nécessaire au fonctionnement, à la sécurité, à l'administration et à l'amélioration raisonnable du service.

Les données servent à fournir les outils UltiSuite, authentifier les utilisateurs, synchroniser les contenus, personnaliser l'expérience, sécuriser les accès, prévenir les abus et diagnostiquer les incidents.

Elles peuvent aussi servir à appliquer les politiques d'organisation, maintenir des journaux d'audit, assurer la continuité du service et répondre aux obligations légales.

Les contenus utilisateurs ne sont pas vendus, loués ni utilisés pour de la publicité ciblée.

UltiSuite est déployé sur l'infrastructure de l'organisation ou de son hébergeur (par défaut OVH). Les composants logiciels de la suite (Authentik, Nextcloud, base de données, stockage, etc.) s'exécutent sur cette infrastructure propre.

Ces composants ne sont pas des sous-traitants externes : ils font partie du déploiement UltiSuite sous le contrôle de l'opérateur de l'instance.

Seuls les services tiers réellement configurés et activés sur l'instance peuvent recevoir des données en dehors de ce périmètre. Ils sont listés dynamiquement ci-dessous et sur la page dédiée.

Selon le cas, les traitements reposent sur l'exécution du service demandé, l'intérêt légitime de sécurité et d'administration, le respect d'obligations légales ou le consentement lorsque celui-ci est requis.

Pour les comptes fournis par une organisation, certains traitements peuvent dépendre des instructions et obligations propres à cette organisation.

Les utilisateurs peuvent contacter l'éditeur ou leur administrateur pour connaître la base applicable à un traitement précis.

Les données de compte et contenus sont conservés tant que le compte, l'espace ou l'organisation les maintient, sauf suppression demandée ou obligation légale contraire.

Les journaux techniques et de sécurité sont conservés pendant une durée proportionnée aux besoins de diagnostic, sécurité, audit et conformité.

Lorsqu'un compte est supprimé, certaines données peuvent subsister temporairement dans sauvegardes ou journaux strictement nécessaires, avant purge selon les cycles techniques applicables.

UltiSuite applique des mesures techniques et organisationnelles destinées à protéger les accès, limiter les incidents et réduire les risques de perte, altération ou consultation non autorisée.

Aucune méthode de transmission ou stockage ne peut toutefois être garantie comme absolument sûre.

L'utilisateur doit conserver ses identifiants confidentiels, activer les protections disponibles et signaler tout accès suspect.

Selon la loi applicable, vous pouvez demander accès, rectification, effacement, limitation, opposition, portabilité ou retrait du consentement lorsque le traitement repose sur celui-ci.

Certaines demandes peuvent être traitées par l'administrateur de votre organisation lorsque votre compte dépend d'elle.

Une demande peut être refusée ou limitée lorsqu'une obligation légale, un droit de tiers, la sécurité ou la preuve d'un incident impose de conserver certaines informations.

UltiSuite utilise des cookies techniques strictement nécessaires : session OIDC (httpOnly), jetons OAuth PKCE temporaires, et éventuellement l'état de la barre latérale (`sidebar_state`).

Les préférences, brouillons et états locaux peuvent être stockés dans localStorage ou IndexedDB (cache, file d'attente hors ligne, clés zero-trust chiffrées).

Les statistiques d'usage peuvent être mesurées via Matomo auto-hébergé en mode sans cookie (cookieless), sans bandeau de consentement lorsque cette configuration est active.

Ces mécanismes ne servent pas à vendre des données ni à faire du ciblage publicitaire.

Outre les cookies techniques, le client peut conserver localement des adresses bloquées ou de confiance, des envois programmé/snoozes, des contacts supprimés en corbeille, des clés d'agenda ou de visioconférence, et un cache de requêtes API.

Vous pouvez effacer ces données depuis les paramètres de confidentialité de votre compte ou en vidant le stockage du navigateur.

Le blocage de certains stockages techniques peut dégrader ou empêcher le fonctionnement normal du service.

Par défaut, UltiSuite vise un traitement sur l'infrastructure configurée par l'opérateur de l'instance.

L'activation d'intégrations externes (fournisseurs IA, OAuth, paiements, etc.) peut entraîner des transferts vers ces prestataires, listés sur la page des sous-traitants.

L'organisation responsable doit informer ses utilisateurs et, le cas échéant, mettre en place les garanties appropriées.

Pour toute question ou demande relative aux données personnelles, contactez l'éditeur ou l'administrateur de votre organisation UltiSuite.

Pour les comptes gérés par une organisation, l'administrateur peut être le point de contact prioritaire pour l'exercice des droits.